Pflichtschulungen & Unterweisungen
Pflichtschulungen digital steuern. Teilnahme verlässlich nachweisen.
DigitalCheckIn schließt die Lücke zwischen dem, was geschult werden muss, und dem, was tatsächlich stattgefunden hat. Wir beweisen Anwesenheit – nicht nur dokumentieren.
- Person
- Check-in
- Verifiziert
- Nachweis
- Verifizierte Präsenz
- Kryptografisch signierte Nachweise
- DSGVO-konform · EU-gehostet
Eine Teilnehmerliste beantwortet die entscheidende Frage nicht.
Pflichtschulungen scheitern selten an der Schulung. Aufwendig wird es dort, wo Zuweisung, tatsächliche Teilnahme, offene Vorgänge und der spätere Nachweis zusammengeführt werden müssen.
Teilnahmen nachpflegen
Listen von der Schulung wandern in Tabellen und werden Wochen später abgetippt.
Offene Schulungen nachhalten
Wer noch teilnehmen muss, fällt erst auf, wenn die Frist bereits abgelaufen ist.
Standorte koordinieren
Jeder Standort führt seinen eigenen Stand, ein gemeinsamer Überblick fehlt.
Nachweise zusammensuchen
Beim Audit beginnt die Suche nach Unterschriften, Ordnern und Dateien.
Der Aufwand ist ärgerlich. Ein fehlender Nachweis wird bei Audits, Prüfungen und Haftungsfragen teuer.
Drei Kernversprechen
Was DigitalCheckIn im Betrieb ändert
Wir beweisen Anwesenheit – nicht nur dokumentieren
Die Teilnahme ist an die verifizierte Person gebunden, nicht an eine Unterschrift, die später niemand mehr zuordnen kann.
Eine Plattform statt fünf Insellösungen
Zuweisung, Durchführung, Status, Nachweis und Automatisierung liegen in einem System – statt in Tabellen, Postfächern und Ordnern.
Compliance ohne Mehraufwand
Der Nachweis entsteht im Prozess, nicht als Nacharbeit. Revisionssichere Ablage, Aufbewahrungsfristen und Löschschutz inklusive.
Der Prozess
In fünf Schritten vom Soll zum Nachweis
1
Pflicht zuweisen
Wer welche Unterweisung in welchem Zyklus benötigt – abgeleitet aus Rolle, Bereich und Standort.
2
Schulung durchführen
Vor Ort, mobil oder online. Der bestehende Ablauf bleibt, die Erfassung kommt dazu.
3
Teilnahme der Person zuordnen
Verifizierte Präsenz statt Selbstauskunft: die Erfassung ist eindeutig an die Person gebunden.
4
Status aktualisieren
Erfüllt, offen oder überfällig – sichtbar im laufenden Betrieb, nicht erst beim Audit.
5
Nachweis bereitstellen
Kryptografisch signiert, revisionssicher abgelegt, mit Aufbewahrungsfrist und Löschschutz.
Verifizierte Präsenz
Nicht nur ein Check-in. Die Teilnahme wird der tatsächlichen Person zugeordnet.
Je nach Sicherheitsanforderung und Einsatzszenario stehen unterschiedliche Erfassungswege zur Verfügung – online wie vor Ort.
- App auf dem persönlichen Gerät, QR-Code, NFC-Karte oder Smarttag
- Ausweis- und MRZ-Scan sowie Gesichtserkennung auf dem Gerät als Option
- CheckPoint-Terminal am Schulungsraum, auch offline
- Microsoft Teams für Online-Unterweisungen
Biometrische Verfahren sind eine verfügbare Option, kein zwingender Standard. Der Einsatz wird im Datenschutzkontext festgelegt.
Nachweiskette
Vom Ereignis zum nachvollziehbaren Nachweis.
Nicht ein einzelner Check-in macht den Unterschied, sondern die durchgängige Kette von der tatsächlichen Person bis zum dokumentierten Ergebnis.
- 01Person
- 02Ereignis
- 03Kontext
- 04Signatur
- 05Status
- 06Nachweis
- Kryptografisch signiert auf dem Gerät
- Revisionssichere Ablage und Langzeitarchiv
- Aufbewahrungsfristen und Löschschutz für finalisierte Nachweise
- Export als signierter, verifizierbarer DIDComm-Anwesenheitsnachweis
Aufbewahrung & Löschung
Nachweise schützen, ohne Daten endlos aufzubewahren.
Beides muss zusammen funktionieren: der Nachweis darf nicht verschwinden, personenbezogene Daten nicht unbegrenzt bleiben.
- Aufbewahrungsfristen je Nachweisart konfigurierbar
- Löschschutz für finalisierte Nachweise innerhalb der Frist
- Löschung nach Fristablauf im definierten Verfahren
- Vollständige Historie zu jedem Vorgang
Plattform
KIANA – der KI-Assistent von DigitalCheckIn
KIANA unterstützt Anwender direkt im DigitalCheckIn-Kontext – im Web, in der App und in Microsoft Teams. Sie arbeitet mit den tatsächlichen Daten und Prozessen und beantwortet rollenabhängig Fragen zu Anwendung und Daten.
Die verfügbaren Funktionen richten sich nach dem gebuchten KI-Modul.
ProzessStudio
Ihre Abläufe, automatisiert – ohne Programmierer.
Mit dem DigitalCheckIn ProzessStudio modellieren Sie wiederkehrende Abläufe visuell und verbinden Auslöser, Aufgaben, Prüfungen, Erinnerungen und Nachweise.
- Auslöser
- Aufgabe
- Prüfung
- Erinnerung / Eskalation
- Nachweis
Apps & Hardware
Digital in der Software. Physisch dort, wo Schulung stattfindet.
DigitalCheckIn verbindet Webanwendung und native Apps mit realen Erfassungspunkten – auch dort einsetzbar, wo nicht jeder Mitarbeitende dauerhaft online oder an einem PC arbeitet.
- Android & iOS
- Wear OS
- CheckPoint-Kiosk
- digitale Türschilder
- Empfangsassistent
- Offline-Fähigkeit
- Web
- App
- Wearable
- CheckPoint
- Display
Anwendungsfälle
Typische Pflichtschulungsprozesse
Wiederkehrende Pflichtunterweisungen
Fristen, Wiederholungen und offene Teilnahmen im Blick behalten.
Präsenzschulungen digital nachweisen
Die tatsächliche Teilnahme vor Ort eindeutig erfassen.
Schulungsstatus & offene Teilnahmen
Sofort erkennen, wer erfüllt hat und wo Handlungsbedarf besteht.
Mehrere Standorte
Zentrale Steuerung und dezentrale Durchführung verbinden.
LMS & Präsenzschulungen verbinden
Digitale Zuweisung und tatsächliche Teilnahme in einem Prozess.
Status & Reporting
Offene Pflichtschulungen erkennen, solange sie noch nachgeholt werden können.
Verantwortliche sehen den Stand während des Prozesses – nicht erst beim späteren Zusammensuchen der Unterlagen.
- Wer teilnehmen musste und wer teilgenommen hat
- Welche Fristen und Zyklen als Nächstes greifen
- Wo Handlungsbedarf entsteht, je Bereich und Standort
- Automatische Reports und Exporte für Leitung und Prüfung
Integrationen
Ihre führenden Systeme bleiben führend.
DigitalCheckIn ersetzt weder LMS noch HR-System. Es ergänzt die reale Durchführung und gibt das Ergebnis zurück.
Microsoft Entra ID / SSO
Anmeldung über die bestehende Unternehmensidentität.
REST Exchange API
Stammdaten, Zuweisungen und Ergebnisse programmatisch austauschen.
Event-Webhooks
Ereignisse in Echtzeit an nachgelagerte Systeme melden.
DigitalCheckIn wird Teil des bestehenden Ablaufs – nicht ein weiteres System, das alles ersetzen will.
Branchen
Gleiches Problem, andere Betriebsrealität
Gesundheitswesen
Viele Beschäftigte, Schichtbetrieb und wechselnde Gruppen. Hygiene, Brandschutz, Arbeitssicherheit, Datenschutz und Medizinprodukte laufen in Präsenz und hybrid – meist neben einer bestehenden Microsoft- und LMS-Landschaft.
Nachgewiesen wird ausschließlich die Teilnahme im Arbeitskontext, keine Gesundheitsdaten.
Industrie & Produktion
Mehrere Werke, operative Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatzrechner, Sicherheitsunterweisungen in realen Schulungsräumen. Erfassung über Terminal, App, NFC oder QR – auch offline.
Energie & Infrastruktur
Verteilte Teams, wechselnde Einsatzorte, wiederkehrende Unterweisungen bei zentralem Transparenzbedarf. Zentrale Steuerung, dezentrale Durchführung, ein gemeinsamer Status.
Sicherheit & Governance
Für Prozesse, bei denen Nachvollziehbarkeit zählt.
- DSGVO-konform
- Rollen- und Rechtekonzept
- Datenverarbeitung ausschließlich in der EU
- Mandantentrennung
- Entwicklung und Betrieb aus Deutschland
- Aufbewahrungsfristen und Löschschutz
- Standardisierter Auftragsverarbeitungsvertrag
- Revisionssichere Protokollierung
Prozessbeispiel
Pflichtschulungen im laufenden Betrieb
Ein typischer Ablauf, wie er bei wiederkehrenden Pflichtunterweisungen an mehreren Standorten entsteht.
Ausgangslage
Wiederkehrende Pflichtunterweisungen für viele Mitarbeitende an mehreren Standorten.
Problem
Teilnahmen werden auf Papier erfasst und müssen für Status und Nachweis nachträglich zusammengeführt werden.
Mit DigitalCheckIn
Die Teilnahme wird vor Ort verifiziert erfasst und der zugewiesenen Pflichtschulung zugeordnet.
Ergebnis
Status und Nachweis entstehen im Prozess. Offene Teilnahmen sind sichtbar, solange sie nachgeholt werden können.
Schematische Darstellung eines typischen Ablaufs, kein konkreter Kundenfall.
Pakete
Vom Einstieg bis zum unternehmensweiten Betrieb
Basis
Pflichtschulungen zuweisen, Teilnahme erfassen, Status und Nachweis führen.
Automation
Zusätzlich ProzessStudio für wiederkehrende Abläufe, Fristen und Erinnerungen.
Enterprise
Zusätzlich Entra ID, API und Webhooks, mehrere Standorte und erweiterte Governance.
Der passende Zuschnitt hängt von Größe, Standorten und Integrationsbedarf ab. Wir klären ihn im Demo-Termin.
Häufige Fragen
Was ist DigitalCheckIn Business?
Eine Betriebsplattform, die Pflichtschulungen und Unterweisungen von Mitarbeitenden digital steuert: Zuweisung, reale Durchführung, verifizierte Teilnahme, Status und Nachweis in einem Prozess.
Ersetzt DigitalCheckIn ein LMS?
Nein. Ein LMS verwaltet Lerninhalte und das Soll. DigitalCheckIn ergänzt die reale Durchführung, die tatsächliche Teilnahme und den Nachweis. Das führende System bleibt führend.
Wie werden Präsenzschulungen dokumentiert?
Die Teilnahme wird vor Ort erfasst und der zugewiesenen Pflichtschulung zugeordnet. Daraus entstehen Status und Nachweis, ohne dass Listen nachträglich zusammengeführt werden müssen.
Wie erkennt man offene Pflichtschulungen?
Der Status ist während des laufenden Prozesses sichtbar. Verantwortliche sehen, wer teilnehmen musste, wer teilgenommen hat und wo Handlungsbedarf besteht.
Können mehrere Standorte abgebildet werden?
Ja. Die Steuerung erfolgt zentral, die Durchführung dezentral. Rollen- und Rechtekonzept sowie Mandantentrennung bilden die organisatorische Struktur ab.
Welche Systeme lassen sich anbinden?
Microsoft Entra ID für Single Sign-on, eine REST Exchange API und Event-Webhooks. Darüber lassen sich HR-Systeme, LMS und weitere Backends anbinden. Der konkrete Umfang wird je System abgestimmt.
Demo
Zeigen Sie uns Ihren heutigen Pflichtschulungsprozess.
Wir schauen gemeinsam darauf, wie Pflichten heute zugewiesen werden, wie Teilnahme erfasst wird und wo Nacharbeit entsteht. Keine Standarddemo.